Cuando hablamos de implementar un ERP nos enfrentamos a un proyecto temporal y progresivo. Temporal ya que tiene un comienzo, una duración y un final. Los proyectos de implementación no son, y nunca deberían ser, eternos. Progresivo ya que debe ser planificado y ejecutado en orden, respetando el cumplimiento de cada etapa.

Para maximizar la probabilidad de éxito de este tipo de proyectos es fundamental, entre muchos otros factores, el de contar con un comité que acompañe el proceso de implementación y contenga a los actores involucrados en dicho proceso. A su vez, es importante empoderar a sus miembros, de manera que se apropien del proyecto y sean capaces de tomar definiciones clave que, nuevamente, maximicen la posibilidad de éxito.

Los roles que deberían estar presentes en el proyecto son los siguientes:

Gerente de Proyecto

Aquella persona que ostente el rol de Gerente de Proyecto tiene la responsabilidad de planificar, en conjunto con el proveedor de la plataforma ERP, las actividades a realizar por los individuos de la organización, prestando especial atención a los riesgos involucrados, y gestionando las acciones necesarias para poder mitigarlos. Debe estar en constante contacto con la dirección y alta gerencia, y ser el encargado de trasmitir al resto del comité (y a los proveedores), las necesidades y objetivos definidos por la dirección.

Líderes Funcionales

Estos individuos aquellos pertenecientes a la organización donde este llevándose el proceso de implementación, que poseen conocimientos profundos sobre los procesos de un área específica (o varias áreas) y la relación con procesos de otras áreas. Generalmente son los líderes de cada una de las áreas involucradas en la implementación ya que, a demás de sus conocimientos y experiencias, son responsables de proveer materiales, recursos y favorecer la disponibilidad de usuarios para que puedan aportar al proyecto.

Usuarios clave

Quizás sean los recursos humanos más importantes para lograr la aceptación del nuevo sistema en la organización. Usualmente son usuarios que tienen un alto nivel de experiencia en alguno de los procesos que serán sistematizados y que se convierten en referentes internos de dichos procesos a nivel sistema. Es fundamental que los usuarios clave seleccionados para formar parte del comité sean flexibles, para poder sortear los cambios que ocurran a lo largo del proceso, y tolerantes, de manera que no se vean afectados por la frustración de realizar cambios o acciones repetitivas sobre sus procesos. 

Administrador del Sistema

Es un rol clave dentro del comité de proyecto, y luego del proyecto, ya que es el responsable de asegurar las configuraciones necesarias para que la plataforma ERP cumpla con las funcionalidades solicitadas. A su vez, es el responsable de gestionar las solicitudes de soporte iniciales de manera directa o indirecta si contase con un equipo de soporte que lo acompañe.

Soporte al equipo

Las personas que se encuentran abocadas a un proyecto de implementación, a menudo, sufren el estrés producido por la carga laboral, y mental, que significa atravesar este proceso en conjunción con sus tareas diarias. De la misma forma, los individuos que comparten actividades en el día a día con ellos, pero que no se encuentran abocados al proyecto, sufren una sobre carga en sus actividades, ya que el individuo que se concentra en la implementación reduce su concentración en las actividades diarias.

A la hora de conformar el equipo es indispensable se tenga en consideración las actividades que realiza cada colaborador. Cuando se encuentran abocados al proyecto de implementación, deben tener la posibilidad de distribuir estas actividades de manera que la participación en el proyecto no suponga una carga que afectará su rendimiento.

Fijar objetivos relacionados al proyecto es de gran importancia. Por ultimo, pero no menos importante, dar reconocimiento a aquellas personas que no están abocadas al proyecto, pero que absorben la carga laboral de aquellos que si lo están facilitará la apropiación del proyecto por todos los individuos.